在这里详述 WkMailRule.

[:OpenSourceProjectManage:自由软件项目管理]! 邮件规范化建议

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概述

email 不仅仅是单纯的交流方式，同时是跟踪/记录工作进度的重要文献之一！ 期望通过邮件格式的规范化来帮助大家可以更好的利用邮件来协调/记录/追踪工作；

参考::

• [http://www.woodpecker.org.cn/share/classes/050730-CPUG/usMaillist/ 《邮件列表的规范和礼节》]

• [http://blog.cathayan.org/item/1302 拇指原则]

推荐使用"bottom-posting"礼节，并注意:

- 裁剪你的引文！
    - 只保留和你回复相关的部分
    - 删除大段代码
- 不要使用Original Message模式
- 不要使用HTML 格式
- 注意主题的设计

作到::

1. 从主题应该可以标识这次工作交流的主要内容；
2. 正文的所有内容应该思路清晰，简单扼要，包含所有必要信息，
3. 可以使邮件在至少半年内，都可以有效的复检项目进度/问题/解决过程的依据

注意::

• 4W1H(When?Where?Why?Who?How?)的描述

通用工作邮件模板

主题部分

[邮件分类]邮件主题，最好使用动宾的完整句子,清除自动加的 "RE:" "回复:"

• e.g

{{{"服务器" }}}

• 不如

  [内网环境]测试服务器帐号开通说明

{{{"RE:服务器" }}}

• 不如

  [内网环境]测试服务器帐号 不能登录！"

正文部分

1. 一事一邮，不要期望大家有耐心读完你的所有正文,前两行应该是内容的概要
2. 尽量使用动宾短句，有大量形容词的句子不会提高理解效率的
3. 尽可能条理化，使用 1. a. 的分层描述，有利于抓住重点
4. 除非是群发邮件，否则可以省略称谓，节约邮件的珍贵版面吧
5. 群发邮件不要用代词。“他稍后应能处理这个问题”对你很明白，

   • 但对别人来说，他、这个、稍后都很不明确。

• e.g

  Zoom.Quiet，您好！
  
  101.20.170.54
  xxxx xxx,xxxx
  sudo -s   
  
  　　　　　　　　致
  礼！

  • 不如:

    根据XX的要求，已开通内部测试机帐号:
        IP:101.20.170.54
        user:xxxx
        pass:xxxx
        可以使用 sudo -s

缀语部分

1. 给出完整的发信人信息，有利于，快速使用更加直接的方式来确认工作问题
2. 不要期望其它人永远记住你的电话分机，所以，不要浪费他人的时间，逼人家到通讯录中去搜索

主题分类

主题中的分类TAG，应该成为部门的文化标志， 一套精简，到位的分类约定，比的上正文的详细叙述; 也引导大家有效使用邮件客户端的过滤功能，提高工作邮件的处理能力！

建议当前可行的分类:

[OT]或是[离题] -- 自由话题不是工作的
[CMatrix] -- 配置管理环境群
[PMatter] -- 项目管理事务
....

只要一套主题分类TAG 长期使用，就会形成工作邮件的整齐有序，可搜索，可追踪，线索清晰……

--

沟通！需要代价。改进，由我作起！

BR -- ZoomQuiet (Date(2006-05-31T10:55:27Z))