## page was renamed from SinaDocTemplate ##language:zh ##pragma section-numbers off || '''[[OpenSourceProjectManage|自由软件项目管理]]! ''' || '''工作邮件规范化建议''' || <> = 概述 = email 不仅仅是单纯的交流方式，同时是跟踪/记录工作进度的重要文献之一！ 期望通过邮件格式的规范化来帮助大家可以更好的利用邮件来协调/记录/追踪工作； 参考:: * [[http://www.woodpecker.org.cn/share/classes/050730-CPUG/usMaillist/|《邮件列表的规范和礼节》]] * [[http://blog.cathayan.org/item/1302|拇指原则]] 推荐使用"bottom-posting"礼节，并注意:{{{ - 裁剪你的引文！ - 只保留和你回复相关的部分 - 删除大段代码 - 不要使用Original Message模式 - 不要使用HTML 格式 - 注意主题的设计 }}} 作到:: 1. 从主题应该可以标识这次工作交流的主要内容； 1. 正文的所有内容应该思路清晰，简单扼要，包含所有必要信息， 1. 可以使邮件在至少半年内，都可以有效的复检项目进度/问题/解决过程的依据 注意:: '''4W1H(When?Where?Why?Who?How?)的描述''' == 通用工作邮件模板 == === 主题部分 === [邮件分类]邮件主题，最好使用动宾的完整句子,清除自动加的 "RE:" "回复:" * e.g {{{ "服务器" }}} * 不如{{{ [内网环境]测试服务器帐号开通说明}}} {{{ "RE:服务器" }}} * 不如{{{ [内网环境]测试服务器帐号 不能登录！" }}} === 正文部分 === 1. 一事一邮，不要期望大家有耐心读完你的所有正文,前两行应该是内容的概要 1. 尽量使用动宾短句，有大量形容词的句子不会提高理解效率的 1. 尽可能条理化，使用 1. a. 的分层描述，有利于抓住重点 1. 除非是群发邮件，否则可以省略称谓，节约邮件的珍贵版面吧 1. 群发邮件不要用代词。“他稍后应能处理这个问题”对你很明白， 但对别人来说，`他、这个、稍后`都很不明确。 * e.g{{{ Zoom.Quiet，您好！ 101.20.170.54 xxxx xxx,xxxx sudo -s 　　　　　　　　致 礼！ }}} * 不如:{{{ 根据XX的要求，已开通内部测试机帐号: IP:101.20.170.54 user:xxxx pass:xxxx 可以使用 sudo -s }}} === 缀语部分 === 1. 给出完整的发信人信息，有利于，快速使用更加直接的方式来确认工作问题 1. 不要期望其它人永远记住你的电话分机，所以，不要浪费他人的时间，逼人家到通讯录中去搜索 == 主题分类 == 主题中的分类TAG，应该成为部门的文化标志， 一套精简，到位的分类约定，比的上正文的详细叙述; 也引导大家有效使用邮件客户端的过滤功能，提高工作邮件的处理能力！ 建议当前可行的分类:{{{ [OT]或是[离题] -- 自由话题不是工作的 [CMatrix] -- 配置管理环境群 [PMatter] -- 项目管理事务 .... }}} 只要一套主题分类TAG 长期使用，就会形成工作邮件的整齐有序，可搜索，可追踪，线索清晰…… == 附件的最佳体验 == '''就是不使用附件!''' * 任何附件都需要邮件软件进行额外处理,以及逼迫对方进行点击等等的处理,忒浪费时间,想象你每天要阅读>500封邮件,而所有正文内容都在附件的压缩包中? * 如果文字篇幅大,建议使用纯文本,因为聪明的客户端软件,会将纯文本附件的内容合并到邮件正文下面 === 即使一定要用,也使用OOo格式! === <> -- `沟通！需要代价。改进，由我作起！` <
> -- ZoomQuiet (<>)